Weryfikacja kontrahenta przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów

Sprzedawcy, aby uchronić się przed nieświadomym uczestnictwem w oszustwie podatkowym powinni wnikliwie sprawdzać swoich partnerów biznesowych.

Wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów są elementami systemu VAT, który jest szczególnie narażony na oszustwa podatkowe. W wyniku kontroli przeprowadzanych przez organy podatkowe często okazuje się, że nabywca w ramach takiej dostawy posługuje się fałszywymi danymi, zwłaszcza niewłaściwym numerem podatkowym oraz nie wypełnia obowiązków w kraju swojej siedziby. Równie często okazuje się, że towar faktycznie nie opuścił kraju, w którym miało miejsce rozpoczęcie transportu.

W takich przypadkach organ podatkowy może uznać, że nie zostały spełnione warunki do zastosowania preferencyjnej zerowej stawki podatku VAT i w związku z powyższym dostawca powinien opodatkować sprzedaż według stawki krajowej właściwej dla danego towaru.

Zgodnie z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej TSUE) dostawca może uniknąć opodatkowania według stawki krajowej, jeżeli wykaże, że działał w dobrej wierze i nie miał wiedzy na temat uchylania się od obowiązków podatkowych przez zagranicznych kontrahentów. Jednakże powołanie się na tę zasadę jest możliwe tylko wtedy, gdy dostawca wykonał wszelkie czynności, które – działając w granicach rozsądku – powinien był wykonać dla upewnienia się, że nie bierze udziału w łańcuchu czynności prowadzących do popełnienia przestępstwa. Oznacza to, że na podatniku spoczywa odpowiedzialność za zachowanie należytej staranności i weryfikacji kontrahentów, zwłaszcza gdy warunki transakcji mogą budzić wątpliwości. Co istotne, według TSUE, dla uznania, że dostawca podjął wszelkie możliwe działania pozwalające wykluczyć udział w oszustwie podatkowym, nie jest wystarczający fakt podjęcia działań w celu ustalenia numeru identyfikacyjnego nabywcy dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, czy dysponowanie dokumentami przewozowymi. Przy podejmowaniu działań gospodarczych niezbędne jest nie tyko sprawdzenie czy nabywca spełnia warunki formalne istotne dla wewnątrzwspólnotowej dostawy, ale także ustalenie jego wiarygodności.

Zatem jakie czynności należy podjąć w celu wykazania zachowania należytej staranności w zakresie identyfikacji i weryfikacji kontrahentów przy nawiązywaniu i w trakcie trwania współpracy handlowej?

Poniżej przedstawiamy przykładowe działania, które mogą pomóc w potwierdzeniu, że dostawca działał w dobrej wierze i zgodnie z wymogami przepisów podatkowych.

Na etapie rozpoczęcia współpracy z kontrahentem należy przede wszystkim:
1. Zweryfikować jego dane za pomocą publicznie dostępnych rejestrów i dokonać odpowiednich wydruków lub uzyskać dokumenty rejestrowe bezpośrednio od niego i zarchiwizować je dla celów dowodowych.
2. Sprawdzić jego siedzibę.
3. Sprawdzić informacje dotyczące jego działalności w sieci Internet.
4. Sprawdzić, czy posiada odpowiednie koncesje, uprawnienia, zezwolenia (gdy są wymagane).
5. Zawrzeć pisemną umowę. W razie możliwości na miejsce podpisania umowy wyznaczyć siedzibę kontrahenta.
6. Upewnić się, że osoba, z którą mamy kontakt jest upoważnionym przedstawicielem odbiorcy, z którym nawiązujemy współpracę.
7. Uzyskać od niego zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach wystawione przez właściwy mu Urząd Skarbowy.
8. Skorzystać z usług wywiadowni gospodarczej.
W trakcie trwania współpracy należy przede wszystkim:
1. Udokumentować każdą transakcję awizacją transportową (zawierającą ilość zamawianego towaru, imię i nazwisko kierowcy, a także numery rejestracyjne samochodu), międzynarodowym listem przewozowym (dokumentem CMR) i fakturą VAT. Obieg dokumentów między kontrahentami powinien odbywać się tylko w drodze przesyłek rejestrowanych (listy polecone).
2. W przypadku, gdy kontrahent organizuje transport, zwrócić szczególną uwagę na zgodność stanu faktycznego z dokumentacją. Bardzo ważne jest wylegitymowanie kierowcy i sprawdzenie czy jest to ta sama osoba, której dane widniały w awizacji transportowej. Należy również sprawdzić, czy zgadzają się numery rejestracyjne zaawizowanego samochodu.
3. Dopilnować aby na dokumentach CMR znajdowały się czytelne podpisy, pieczątka nabywcy oraz data odbioru towaru.
4. Upewnić się, że towar został faktycznie przetransportowany poza granice kraju i trafił do nabywcy uwidocznionego na fakturach. W tym celu należy skontaktować się z przewoźnikami i uzyskać od nich dodatkowe potwierdzenie. Nie należy polegać wyłącznie na dokumentach CMR.
5. Sprawdzać w sposób regularny czy numer VAT UE kontrahenta jest aktywny. Weryfikacji tego numeru można dokonać poprzez bazę VIES http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ lub za pomocą administracji podatkowej kraju siedziby własnego przedsiębiorstwa.
6. Zachować korenspondencję handlową z nabywcą.

Podjęcie powyższych działań istotnie zwiększa prawdopodobieństwo dochowania należytej staranności przy podejmowaniu decyzji o zawarciu transakcji z danym kontrahentem i kontynuowaniu współpracy. Jednakże należy podkreślić, że do rzetelnej oceny dochowania należytej staranności, w toku postępowania organy podatkowe mogą uwzględniać również inne okoliczności transakcji oraz podjęte przez podatnika czynności.

Nawiązując do powyższego należy podkreslić, że dostawca powinien zachować szczególną ostrożność i przedsięwziąć wszystkie działania, jakich można od niego racjonalnie oczekiwać, w celu upewnienia się, co do wiarygodność kontrahenta przede wszystkim, gdy istnieją przesłanki by podejrzewać istnienie nieprawidłowości lub przestępstwa. Wątpliwości powinny wzbudzić wszystkie te okoliczności transakcji, które są nietypowe i odbiegają od norm obowiązujących w relacjach biznesowych w danej branży. O oszukańczym charakterze działalności kontrahenta mogą świadczyć m.in. następujące przesłanki:

Odbiorca jest nowopowstałym lub krótko działającym przedsiębiorstwem, w szczególności z niewspółmiernie niskim kapitałem zakładowym w stosunku do okoliczności transakcji, a jego właścicielem lub reprezentantem jest osoba bez doświadczenia w branży, często obcokrajowiec.
Odbiorca, szczególnie przy dużej skali działalności, posiada siedzibę pod adresem, pod którym brak jest oznak prowadzenia działalności gospodarczej, lub w wynajętym lokalu mieszkalnym, albo innym miejscu budzącym uzasadnioną wątpliwość.
Kontrahent nie posiada zaplecza organizacyjno-technicznego odpowiedniego do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej.
Osoba kontaktowa nie uwiarygadnia swojej tożsamości oraz kontaktuje się z adresu e-mail, którego nie można powiązać z działalnością gospodarczą kontrahenta.
Zapłata za towar dokonywana jest z rachunku bankowego innego podmiotu lub osób, które nie są upoważnionymi przedstawicielami odbiorcy.
Odbiorca akceptuje wyłącznie dokonywanie płatności w formie gotówkowej.
Ustalone miejsce dostawy towaru budzi wątpliwość (np. powierzchnie magazynowe i place gdzie brak jest jakichkolwiek oznaczeń kontrahenta, posesje stanowiące prywatną własność itp.).