Rejestracja działalności gospodarczej w Niemczech (Gewerbeanmeldung)

Zasada swobody prowadzenia działalności gospodarczej

Niemiecki porządek gospodarczy opiera się na zasadzie swobody prowadzenia działalności gospodarczej. Każdy ma dostęp do możliwości prowadzenia działalności gospodarczej, co nie wyklucza jednak istnienia ograniczeń prawnych dotyczących jej wykonywania. Na przedsiębiorców mogą być również nałożone określone obowiązki. Jeden z tych obowiązków jest uregulowany w § 14 niemieckiego kodeksu działalności gospodarczej (GewO), zgodnie z którym każdy przedsiębiorca musi zgłosić rozpoczęcie działalności gospodarczej, niezależnie od formy prawnej, w jakiej będzie prowadzona działalność.

Czym jest działalność gospodarcza (Gewerbe)?

Działalność gospodarcza to każda niezależna, planowa, długoterminowa i nastawiona na osiągnięcie zysku działalność. Działalność gospodarczą prowadzi osoba, która jest niezależna i nie podlega cudzym poleceniom oraz wykonuje prawnie dozwoloną działalność, która nie jest zabroniona, jak na przykład paserstwo. Działalność musi być wykonywana regularnie, a nie tylko sporadycznie, i za wynagrodzeniem. Celem musi być osiągnięcie zysku. Nie ma znaczenia czy zysk ten zostanie faktycznie osiągnięty.

Mimo że powyżej wymienione cechy i przesłanki dotyczą również tych zawodów, to jednak tradycyjnie działalność naukowa, artystyczna, dydaktyczna, lecznicza i doradztwo prawne oraz inne podobne usługi, wymagające wyższego wykształcenia, nie są uznawane za działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów dotyczących działalności gospodarczej, ale za tzw. „wolne zawody” (Freie Berufe). Obejmują one na przykład prawników, rzeczników patentowych, biegłych rewidentów, doradców podatkowych, architektów, naukowców, artystów i inżynierów wraz z ich biurami projektowymi i konstrukcyjnymi. W ramach wolnych zawodów działają również lekarze i inni specjaliści z branży medycznej, tacy jak naturoterapeuci oraz prowadzące działalność na własny rachunek położne i pielęgniarki.

Przedsiębiorstwa zajmujące się produkcją pierwotną również nie są uznawane za prowadzące działalność gospodarczą. Należą do nich rolnictwo i leśnictwo, ogrodnictwo i uprawa winorośli, rybołówstwo i górnictwo. Przedsiębiorstwa zajmujące się produkcją pierwotną mogą sprzedawać swoje produkty bez konieczności zgłaszania działalności gospodarczej zgodnie z § 14 ustawy o działalności gospodarczej.

Samo użytkowanie i zarządzanie własnym majątkiem, w szczególności wynajem i dzierżawa nieruchomości (nawet jeśli jest to bardzo obszerny majątek, a prace z nim związane bardzo czasochłonne) nie stanowi zazwyczaj działalności gospodarczej, ponieważ chodzi tutaj o ogólnie powszechne wykorzystanie własności prywatnej. Działalność gospodarcza ma miejsce dopiero wtedy, gdy do zwykłego udostępniania nieruchomości osobom trzecim dochodzą szczególne okoliczności (na przykład ciągła zmiana najemców w przypadku wynajmu mieszkań wakacyjnych lub inne usługi).

Rejestracja działalności gospodarczej

Zgodnie z przepisami ustawy o działalności gospodarczej tylko przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą muszą dokonać rejestracji działalności gospodarczej przed jej rozpoczęciem. Należy również zgłaszać utworzenie zależnego zakładu/oddziału lub filii (Filiale/Zweigniederlassung). Jeśli w jednym rejonie znajduje się kilka zakładów pod różnymi adresami, każdy z nich musi zostać zgłoszony/zarejestrowany. W przypadku zmiany lub rozszerzenia przedmiotu działalności lub przeniesienia działalności gospodarczej w obrębie tego samego rejonu należy dokonać aktualizacji rejestracji (Gewerbeummeldung), a w przypadku przeniesienia działalności poza dotychczasowy rejon oraz zaprzestania działalności gospodarczej należy dokonać wyrejestrowania działalności (Gewerbeabmeldung).

W ramach procedury rejestracji działalności gospodarczej lokalny urząd ds. rejestracji działalności gospodarczej automatycznie przesyła kopię dokumentów do właściwego urzędu skarbowego.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku wolnych zawodów, przedsiębiorstw zajmujących się produkcją pierwotną i zarządzaniem majątkiem. Właściciel musi zgłosić je bezpośrednio do urzędu skarbowego. W przypadku wątpliwości dotyczących rozgraniczenia działalności gospodarczej od działalności niegospodarczej można zwrócić się z tą problematyką do urzędu skarbowego, ponieważ regulacje podatkowe często są w stanie ostatecznie rozstrzygnąć kwestię uznania danej działalności za „wolny zawód”.

Od 1 stycznia 2021 r. osoby fizyczne i prawne oraz spółki osobowe mają obowiązek w ciągu jednego miesiąca od otwarcia działalności gospodarczej lub zakładu przedłożyć właściwemu urzędowi skarbowemu „Kwestionariusz do celów podatkowych” (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung).

Kwestionariusz ten należy przesłać drogą elektroniczną zgodnie z oficjalnie wymaganym zestawem danych, bez wezwania ze strony urzędu skarbowego. Dotychczasowy obowiązek urzędów skarbowych dotyczący żądania kwestionariusza został tym samym zniesiony, a przedsiębiorcy są zobowiązani do składania go drogą elektroniczną. Przy wypełnieniu i przesłaniu kwestionariusza należy skorzystać z portalu usługowego administracji podatkowej ELSTER, o ile przesłanie nie odbywa się za pośrednictwem doradcy podatkowego (Steuerberater). Korzystanie z portalu ELSTER wymaga rejestracji, która jest tak czy inaczej niezbędna do późniejszego przesyłania zgłoszeń podatkowych (Steueranmeldungen) i zeznań podatkowych (Steuererklärungen). Należy pamiętać, że rejestracja ta trwa około dwóch tygodni.

Niespełnienie powyższych obowiązków może skutkować nałożeniem kary grzywny w ramach postępowania w sprawach wykroczeń (Ordnungswidrigkeitenverfahren).

Dokumenty wymagane do zgłoszenia działalności gospodarczej

Wraz ze zgłoszeniem działalności gospodarczej należy przedłożyć w urzędzie ds. rejestracji działalności gospodarczej następujące dokumenty:

dokumenty potwierdzające tożsamość w postaci dowodu osobistego lub paszportu,
w razie potrzeby samodzielnie sporządzone pełnomocnictwo do działania w imieniu osoby trzeciej (osoby fizycznej lub prawnej),
w przypadku członków zarządu lub prokurentów należy przedłożyć wyciąg z rejestru handlowego przedsiębiorstwa,
w razie potrzeby zezwolenia, takie jak karta rzemieślnicza, zezwolenie na pośrednictwo itp.
obywatel zagraniczny musi przedstawić pozwolenie na pobyt wydane przez właściwy urząd ds. cudzoziemców, które zawiera zezwolenie na podjęcie samodzielnej działalności gospodarczej.

Dokumenty potwierdzające istnienie zakładu

Przedsiębiorstwo wpisane do rejestru handlowego (Handelsregister) musi udokumentować ten wpis poprzez przedłożenie wyciągu z rejestru handlowego. Przedsiębiorstwo wpisane do zagranicznego rejestru handlowego musi również przedłożyć odpowiednie dokumenty rejestracyjne. Ponadto należy dostarczyć niemieckie tłumaczenie tych dokumentów.

W przypadku przedsiębiorstwa zagranicznego lub członka zarządu z miejscem zamieszkania w kraju poza UE wymagane jest ponadto podanie pełnomocnika oraz adresu zakładu w Niemczech. Pełnomocnik musi przedłożyć pełnomocnictwo wystawione na jego nazwisko. W razie wątpliwości, na przykład gdy adres osoby rejestrującej działalność różni się od adresu zakładu, należy udokumentować wynajem pomieszczeń dla zakładu poprzez przedłożenie umowy najmu lub potwierdzenia od wynajmującego. W uzasadnionych przypadkach może być również wymagane przedłożenie zaświadczenia o niekaralności lub informacji z centralnego rejestru działalności gospodarczej.