E- faktura

Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy w Niemczech będą zobowiązani, w określonych przypadkach, do wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych (e-Faktura).
E-Faktura to faktura, która jest wystawiana, przesyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym i umożliwia przetwarzanie elektroniczne.

Obowiązek ten dotyczy wyłącznie usług między przedsiębiorstwami (B2B) w przypadku których dostawca i odbiorca posiadają siedzibę, zarząd lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej dla celów VAT w Niemczech. Nie ma natomiast obowiązku wystawiania e-Faktur dla osób prywatnych (B2C).

W związku z nowymi regulacjami należy zwrócić uwagę na następujące kluczowe aspekty:
Wszystkie niemieckie przedsiębiorstwa muszą mieć możliwość otrzymywania faktur elektronicznych w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym od 1 stycznia 2025 r.

Do wystawiania e-Faktur mają zastosowanie następujące okresy przejściowe:

Do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorstwa mogą nadal wystawiać i wysyłać faktury w formie papierowej lub faktury w formacie PDF za sprzedaż dokonaną w 2025 i 2026 r., pod warunkiem, że odbiorca faktury wyrazi zgodę na tę procedurę.
Do 31 grudnia 2027 r. przedsiębiorstwa, których obroty w poprzednim roku nie przekroczyły 800.000 EUR, mogą nadal wystawać i wysyłać faktury w formie papierowej lub faktury w formacie PDF, pod warunkiem, że odbiorca faktury wyrazi zgodę na tę procedurę.

Od 1 stycznia 2028 r. wystawianie e-Faktur będzie obowiązkowe dla wszystkich niemieckich przedsiębiorstw z sektora B2B.

Z obowiązku otrzymywania lub wystawiania e-Faktur zwolnione są następujące usługi:

faktury o małej wartości (250,00 EUR),
bilety podróżne,
usługi zwolnione z podatku VAT zgodnie z § 4 nr 8 do 29 UStG (niemieckiej ustawy
o podatku VAT).

Jeśli firma dokona w sklepie zakupu towaru o wartości powyżej 250,00 EUR, musi nalegać na wystawienie e-Faktury (najpóźniej po wygaśnięciu przepisów przejściowych), którą następnie otrzyma drogą elektroniczną. To samo dotyczy na przykład faktur za koszty reprezentacyjne jak i za przejazdy taksówką powyżej 250,00 EUR brutto. W związku z tym, naszym zdaniem, najpóźniej od 1 stycznia 2028 r., przedsiębiorstwa sprzedające takie towary lub świadczące takie usługi muszą zażądać adresu e-mailowego nabywcy, aby móc wywiązać się ze swojego obowiązku i wysłać oprócz paragonu kasowego także e-Fakturę. Systemy kasowe prawdopodobnie będą musiały zostać zmodernizowane, aby umożliwić rejestrację adresów e-mail.

W przypadku powstania obowiązku e-Fakturowania zgodnie z § 14 ust. 2 zdanie 2 w połączeniu z § 27 ust. 38 UStG. adresat faktury utraci prawo do naliczenia VAT (najpóźniej po wygaśnięciu przepisów przejściowych), jeżeli e-Faktura nie zostanie wystawiona.

Sposób przesyłania e-Faktury powinien być szczegółowo uregulowany, zgodnie z przepisami prawa cywilnego, pomiędzy wystawiającym i adresatem faktury. Możliwe metody przekazywania E-Faktury obejmują na przykład: wysyłanie za pośrednictwem poczty elektronicznej, udostępnienie danych za pośrednictwem interfejsu elektronicznego, wspólny dostęp do centralnej lokalizacji przechowywania danych w ramach grupy spółek lub pobranie za pośrednictwem portalu internetowego. Skrzynka e-mail jest zatem wystarczająca. Nie jest też konieczne, aby była to oddzielna skrzynka elektroniczna przeznaczona wyłącznie do otrzymywania e-Faktur. Niezależnie od tego praktyczne może być utworzenie osobnego adresu e-mail do otrzymywania faktur, np. rechnung@musterdomain.com. Umożliwia to między innymi w programie MS Outlook automatyczne przekierowywanie przychodzących faktur do osobnego folderu.

Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorca powinien również dysponować oprogramowaniem do odczytu otrzymanych e-Faktur, nawet jeśli wystawca faktury we własnym interesie wysyła dodatkowy czytelny format faktury lub hybrydową fakturę PDF ze zintegrowanym fakturowaniem elektronicznym, ponieważ dla celów księgowości to właśnie elektroniczna cześć takiej faktury ma decydujące znaczenie, a część wizualizująca ułatwia jedynie odbiorcy kontrolę faktury. Ważne jest również zapisywanie faktur elektronicznych w taki sposób, aby w dowolnym momencie można było uzyskać dostęp do danych elektronicznych, które zawierają, w celu zapewnienia zaakceptowania kosztów uzyskania przychodu i VAT-u naliczonego przez urząd skarbowy.

E-Faktury mogą być tworzone zarówno w formacie czysto ustrukturyzowanym, jak również w formacie hybrydowym. Format faktury elektronicznej musi jednak w szczególności zapewniać możliwość przesyłania i odczytu elektronicznego informacji zawartych na fakturze zgodnie z § 14 i 14a UStG. Dozwolone jest stosowanie ustrukturyzowanych formatów faktur zgodnych z normami EN 16931. W szczególności w Niemczech faktury zgodne ze standardem XRechnung i formatem ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyjątkiem wariantów MINIMUM i BASIC-WL, zasadniczo stanowią fakturę w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który jest zgodny z europejską normą dotyczącą fakturowania elektronicznego i wykazem odpowiednich składni zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE. Faktury w tych dwóch formatach mogą spełniać nowe wymogi Ustawy VAT dla e-Faktury po 31 grudnia 2024 roku. Stosowanie formatów faktur elektronicznych nie jest ograniczone do formatów krajowych, pod warunkiem, że są one zgodne z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego i wykazem odpowiednich składni zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE. W przypadku elektronicznego fakturowania krajowej sprzedaży B2B mogą również znaleźć zastosowanie inne europejskie formaty faktur zgodnych z wyżej wymienioną normą, np. Factur-X (Francja) lub Peppol-BIS Billing. Wybór dopuszczalnego formatu jest kwestią cywilnoprawną, która może zostać uzgodniona wyłącznie pomiędzy stronami transakcji.

Seria norm EN 16931 określa wykorzystanie ustrukturyzowanego formatu danych XML do fakturowania elektronicznego. W Niemczech standard XRechnung został opracowany na podstawie serii norm EN 16931 jako czysto ustrukturyzowany format oparty na semantycznym modelu danych podstawowych, z uwzględnieniem specyfiki krajowej.

W przypadku faktur ZUGFeRD można ogólnie wyjść z założenia, że dane w pliku PDF i pliku XML są ze sobą zgodne, ponieważ plik PDF jest generowany z pliku XML. Plik XML jest plikiem wiodącym. Oznacza to, że w przypadku rozbieżności między ustrukturyzowanymi danymi faktury a danymi w pliku PDF, dane w części ustrukturyzowanej mają pierwszeństwo przed danymi w pliku wizualizującym.

Zasadniczo wystawiający fakturę ma swobodę w wyborze formatu faktury, o ile jest to ustrukturyzowany format elektroniczny zgodny z nowymi przepisami Ustawy VAT. Wybór dopuszczalnego formatu faktury elektronicznej i kanału transmisji jest częścią umowy cywilnoprawnej między stronami umowy i powinien zostać wyjaśniony z wyprzedzeniem.

W przypadku faktur końcowych (Endrechnung) lub rezydualnych (Restrechnung) i wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych należy zwrócić uwagę na poniższe informacje:

W fakturze końcowej, za pomocą, której przedsiębiorca rozlicza się całościowo za wykonaną usługę, należy odliczyć płatności otrzymane od zleceniodawcy przed wykonaniem usługi wraz z kwotami VAT, jeżeli na te płatności zostały wystawione faktury z uwzględnieniem podatku VAT (§ 14 ust. 5 zd. 2 UStG).

Zamiast faktury końcowej można również wystawić fakturę rezydualną (zob. sekcja 14.8 ust. 11 UStAE – niemieckiego dekretu w sprawie stosowania przepisów Ustawy VAT), która zawiera jedynie rozliczenie tej części wynagrodzenia za usługę, za którą zleceniodawca wcześniej nie dokonał płatności.
Odzwierciedlenie powyższych wymogów formalnych dotyczących faktury końcowej nie jest jeszcze technicznie możliwe w ustrukturyzowanej części e-Eaktury. Według niemieckiego Ministerstwa Finansów w takich przypadkach zaleca się zatem wystawienie faktury rezydualnej. Jednakże, biorąc pod uwagę nadal istniejące ograniczenia techniczne, nie powinno być zastrzeżeń, jeśli do 31 grudnia 2027 r. będą wystawiane faktury końcowe jako e-Faktury i będą one zawierały załącznik z wymaganymi informacjami w postaci nieustrukturyzowanego pliku. Przesłanie specjalnego podsumowania jako oddzielny dokument wraz z e-Fakturą jest jednak niedopuszczalne.